УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Министерства о
бразования и науки
Луганской Народной Республики
от 03.09. 2018 № 804 - од
Методические рекомендации по ведению журнала планирования и учета работы творческого объединения в образовательных организациях (учреждениях) Луганской Народной Республики
1. Журнал планирования и учета работы творческого объединения (далее - Журнал) - государственный учётный, финансовый документ, который является основанием для начисления заработной платы педагогическому работнику. Ответственность за наличие Журнала, его оформление и сроки заполнения несет руководитель творческого объединения (кружка, секции, клуба и др.).
Журнал рассчитан на учебный год и ведется на каждую учебную группу творческого объединения.
Перед непосредственным заполнением Журнала руководителю творческого объединения (кружка, секции, клуба и др.) необходимо ознакомится с прилагаемыми к Журналу «Указаниями к ведению журнала планирования и учета работы творческого объединения» под роспись.
Ведение журнала осуществляется согласно дополнительной общеразвивающей программы.
Журнал заполняется после каждого проведенного занятия в соответствии с утвержденным расписанием занятий. Недопустимо производить запись занятий заранее.
Записи в Журнале должны вестись четко, аккуратно и регулярно, без исправлений (особенно относительно даты проведения занятий и названия тем занятий) шариковой ручкой синего или черного цвета. Не допускается использование корректирующих средств.
2. На обложке Журнала указывается название творческого объединения в соответствии с утвержденной сетью образовательной организации (учреждения), учебным планом (при наличии номера учебной группы указывается № группы), полное название образовательной организации (учреждения), название населенного пункта, учебный год. Название творческого объединения должно соответствовать учебному плану, расписанию занятий и дополнительной общеразвивающей программе.
На четвертой странице Журнала руководитель объединения записывает название творческого объединения; дни и часы занятий объединения; фамилию, имя, отчество руководителя (полностью), аккомпаниатора (концертмейстера), фамилию и имя старосты объединения. Все изменения в расписании работы объединения указываются на основании внутреннего приказа образовательной организации (учреждения), утверждаются подписью руководителя образовательной организации (учреждения). Данная страница заполняется на первое и второе полугодие текущего года.
В разделе «План работы творческого объединения» указываются названия тем и разделов дополнительной общеразвивающей программы; общее количество часов, отведенных на данную тему/раздел; а также количество часов в месяце, выделенных на освоение темы/раздела согласно календарнотематического планирования.
Каждый разворот раздела «Учет посещаемости и работы объединения» заполняется на 1 месяц.
На левой странице разворота указываются состав группы, фамилия, имя обучающихся, даты проводимых занятий.
Список обучающихся располагается в алфавитном порядке. Если обучающийся зачислен в списочный состав объединения в течение месяца -вносим фамилию, имя в конце списка, а в следующем месяце список формируется в соответствии с алфавитным порядком. Фамилия и имя обучающегося вносятся полностью без сокращений.
3. Даты проведения занятий (на левой странице) должны совпадать с датами занятий объединения (на правой странице) и расписанием.
Педагогический работник систематически в дни и часы занятий проверяет явку обучающихся и отмечает их присутствие на занятии, помечая в журнале всех не явившихся обучающихся буквой «н», отсутствующих в связи с заболеванием буквой «б» в графе, соответствующей дате занятий. Обучающиеся, присутствующие на занятиях, никакими дополнительными знаками не отмечаются.
Если обучающийся выбыл из состава группы объединения, то это записывается напротив его фамилии в том месяце, когда он прекратил заниматься и фамилия в дальнейшем не вносится в состав группы.
На правой странице разворота указываются даты занятий объединения, соответствующие записям на левой странице разворота и расписанию.
Записи в графе «Тема и содержание занятий» заполняются согласно темам, указанным в учебно-тематическом плане и содержании дополнительной общеразвивающей программы.
Журнал ведется с 1 сентября. На формирование групп отводится не более 2 недель, при этом в разделе «Содержание занятий» указываются собеседования с обучающимися и их родителями, родительские собрания, предварительное тестирование, работа по комплектованию группы и т.д.
Недопустимо делать прочерки повторяемости тем занятий.
Все записи ведутся на русском языке за исключением случаев, когда нельзя обойтись без иностранных слов в связи со спецификой дополнительной общеразвивающей программы.
В графе «Продолжительность занятия» указывается количество часов, которое должно строго соответствовать педагогической нагрузке и утвержденному расписанию занятий.
Подтверждением количества фактически отработанных часов является подпись педагога дополнительного образования в графе «Подпись руководителя объединения».
4. В случаях отпуска, командировки, листка нетрудоспособности педагогического работника, пропущенные даты занятий на левой половине листа не проставляются, на правой половине делается запись о сроках и причине отсутствия занятий.
При записи «Командировка, отпуск, листок нетрудоспособности» педагогический работник часы и подпись не ставит.
Исправления в датах занятий и часах не допускаются. При наличии незначительных помарок педагогическим работником указывается их причина внизу страницы, на которой они допущены.
В конце учебного года (31 мая) на правой странице раздела «Учет посещаемости и работы объединения» подводятся итоги реализации дополнительной общеразвивающей программы за год: записывается количество занятий «по плану» (в соответствии с тематическим планированием), «проведено» (количество фактически проведённых занятий). При несовпадении указывается расхождение и причина. Запись заверяется личной подписью руководителя творческого объединения.
5. Страницы раздела «Учет массовых мероприятий с обучающимися» заполняются педагогом по мере участия контингента объединения в мероприятиях всех уровней в рамках работы творческого объединения. Заполняется дата проведения массового мероприятия; краткое содержание; место проведения мероприятия. Запись ведется регулярно, непосредственно после проведения мероприятия.
К массовой работе относятся всевозможные экскурсии, беседы, участие в соревнованиях, посещение музеев, выставок, памятников, проведение праздников, участие в семинарах, конференциях и др.
Раздел «Творческие достижения обучающихся».
Страницы раздела «Творческие достижения обучающихся» заполняются педагогическим работником по результатам достижений обучающихся в мероприятиях конкурсного характера всех уровней. Мероприятия, в которых принимали участие обучающиеся, вносятся в календарном порядке. Указывается фамилия, имя, отчество обучающегося или название коллектива, название мероприятия в соответствии с планами, положениями о конкретном фестивале, конкурсе и т.д. и достигнутый результат.
Раздел «Список обучающихся в объединении».
Руководитель объединения заполняет «Список обучающихся в объединении» с обязательным заполнением всех граф. Журнал без данных сведений считается недействительным.
Фамилия, имя, отчество обучающегося (список располагается в алфавитном порядке), год рождения, класс, образовательная организация (учреждение), сведения о родителях, домашний адрес, медицинское заключение о допуске к занятиям, дата вступления в объединение, когда и почему выбыл.
Графа «Заключение врача о допуске к занятиям» заполняется при посещении туристических, спортивных, хореографических объединений. Для остальных категорий воспитанников данная графа не заполняется.
Контингент группы сохраняется до конца учебного года.
В графе «Дата вступления в объединение» делается запись, соответствующая фактической дате поступления обучающегося в объединение. Датой зачисления также считается дата проведения первого занятия в объединении. Таким образом, обучающиеся первого года обучения (на 2018-2019 учебный год) зачислены в объединение в сентябре 2018 года. Обучающиеся второго и последующих годов обучения зачислены в кружки соответственно в сентябре 2017, 2016 годов.
В случае изменения состава обучающихся напротив фамилии указывается причины выбывания из состава объединения, в графе «Когда и почему выбыл» вносится дата, когда обучающимся и/или родителями (лицами, их заменяющими) принято решение не посещать занятия в объединении. В случае снижения фактической посещаемости до уровня, ниже требуемого к количественному составу, в течение учебного года группы должны быть объединены или расформированы.
В графе «Сведения о родителях» фамилия, имя, отчество обоих родителей вносятся полностью без сокращений.
6. Раздел «Регистрация вступительного инструктажа по технике безопасности».
Руководитель объединения обязан проводить вступительный инструктаж по технике безопасности один раз год - в сентябре. Конкретное количество занятий по технике безопасности зависит от специфики и требований дополнительной общеразвивающей программы. В ходе образовательного процесса необходимые инструктажи по технике безопасности проводятся в рабочем порядке перед началом конкретных работ с конкретным оборудованием.
В данном разделе педагог указывает разборчиво в алфавитном порядке фамилию и имя обучающегося и напротив каждой фамилии проставляется дата проведения инструктажа с фамилией, инициалами и подписью лица, проводившего инструктаж.
Вновь принятый в объединение в течение учебного года обучающийся не допускается к занятиям без ознакомления с техникой безопасности работы в объединении. Дата проведения инструктажа записывается в журнал в соответствии с общими требованиями.
7. Раздел «Годовой цифровой отчет».
Заполнение таблицы «Годовой цифровой отчет» необходимо для получения обобщенных данных по работе объединения. Отчет заполняется 2 раза в год - после первого полугодия (конец января) и в конце учебного года (конец мая).
Раздел «Замечания, предложения по работе объединения».
Раздел заполняется методистом или заместителем директора по учебно-воспитательной (учебно-методической) работе с целью систематического контроля правильности ведения журнала.
Руководитель творческого объединения сдает Журнал ежемесячно методисту (заместителю директора) до 25 числа текущего месяца. После проверки журнала руководитель творческого объединения обязан незамедлительно исправить письменные замечания и предложения по устранению ошибок в заполнении Журнала. Невыполнения предписаний влечёт за собой нарушение своих должностных обязанностей и применение взысканий.
Журналы планирования и учета работы творческого объединения хранятся в установленном администрацией образовательной организацией (учреждением) месте. Категорически запрещается допускать обучающихся к работе с журналом.
Заместитель Министра
образования и науки
Луганской Народной Республики О.С. Жданова